Layanan Peminjaman Kendaraan

Tujuan

Proses peminjaman kendaraan oleh mahasiswa untuk kegiatan-kegiatan seperti praktikum, perkuliahan, dan kegiatan lain yang mendukung proses akademik di Sekolah Vokasi Kampus IPB Sukabumi.

Persyaratan Pengajuan

Mahasiswa wajib menyiapkan surat permohonan sesuai template yang disediakan yang memuat:

  • Jenis kendaraan yang dipinjam
  • Jumlah kendaraan
  • Waktu keberangkatan dan kepulangan
  • Tujuan dan kegiatan
  • Nama penanggung jawab kegiatan
  • Kontak yang bisa dihubungi
  • Permohonan disampaikan paling lambat 5 hari sebelum kegiatan

Surat permohonan yang terkait kegiatan kuliah dan praktikum ditandatangani oleh

  • Dosen Penanggungjawab Mata Kuliah
  • Ketua Program Studi sebagai yang menyetujui
  • Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan sebagai yang mengetahui

Surat permohonan yang berkaitan dengaan kegiatan kemahasiswaan ditandatangani oleh

  • Penanggungjawab kegiatan
  • Pembina Ormawa atau Ketua Komdisma sebagai yang menyetujui
  • Wakil Dekan Bidang Akademik, Kemahasiswaan dan Alumni sebagai yang mengetahui

Prosedur Pelaksanaan

  1. Mahasiswa membuat surat permohonan peminjaman kendaraan sesuai template yang disediakan dan menyampaikan surat tersebut kepada Wakil Dekan Bidang Akademik, Kemahasiswaan dan Alumni untuk mendapatkan persetujuan sebagai surat pengantar peminjaman kepada Direktur Pengelolaan Kampus IPB Sukabumi (DPKIS).
  2. Penyampaian pengajuan peminjaman kendaraan paling lambat 5 hari sebelum kegiatan dilaksanakan.
  3. Direktur DPKIS mendisposisikan surat permohonan ke Asisten Direktur Sumberdaya dan Infrastruktur (Asdir SI).
  4. Asdir SI memverifikasi apakah pembiayaan kegiatan ditanggung DPKIS atau dibiayai mandiri oleh peminjam.
  5. Asdir SI menugaskan Supervisor Pelayanan dan Administrasi Umum (SPV. PAU) untuk memeriksa ketersediaan unit kendaraan.
  6. PAU mengecek ketersediaan kendaraan ke petugas Sarana dan Prasarana (Sarpras).
  7. Jika kendaraan tidak tersedia, informasi disampaikan ke mahasiswa untuk pembatalan/jadwal ulang.
  8. Jika tersedia, kendaraan dijadwalkan untuk digunakan.
  9. PAU bersama petugas Sarpras dan Pengemudi menghitung kebutuhan biaya keberangkatan dan kepulangan. Jika pembiayaan mandiri, penanggung jawab kegiatan dipanggil untuk membicarakan besaran biaya termasuk uang lelah pengemudi.
  10. PAU membuat surat tugas pengemudi untuk kendaraan yang dijadwalkan.
  11. Pengemudi menyiapkan kendaraan (pengecekan fisik, kelengkapan surat kendaraan).
  12. Pengemudi menyerahkan surat tugas ke Bagian Keuangan sebagai dasar pengajuan BBM/e-toll/uang lelah.
  13. Untuk pembiayaan mandiri, pengemudi dan penanggung jawab kegiatan membuat kesepakatan terpisah mengenai mekanisme pengambilan biaya.
  14. Mahasiswa menggunakan kendaraan sesuai jadwal, tujuan, dan ketentuan peminjaman.
  15. Setelah selesai kegiatan, kendaraan dikembalikan ke DPKIS.
  16. Administrasi pengembalian diselesaikan dan proses peminjaman dinyatakan selesai.