Tujuan

SOP ini bertujuan untuk memastikan proses peminjaman fasilitas ruangan dan alat oleh mahasiswa berjalan tertib, terkoordinasi, terdokumentasi, serta menjamin fasilitas dikembalikan dalam kondisi baik sesuai aturan penggunaan

Dokumen Pendukung/Persyaratan Pengajuan

• Surat permohonan peminjaman fasilitas
• Jadwal pemakaian fasilitas
• Berita Acara Peminjaman Fasilitas
• Berita Acara Pengembalian Fasilitas

Prosedur Pelaksanaan

1. Mahasiswa mengajukan surat permohonan peminjaman fasilitas ruangan dan/atau alat sesuai template yang telah disediakan dan telah:
   • ditandatangani oleh Penanggung Jawab Kegiatan,
   • diketahui Ketua Program Studi / Dosen Mata Kuliah / Komisi Pendidikan / Komisi Kemahasiswaan,
   • disetujui oleh Wakil Dekan Bidang Akademik dan Alumni.
2. Surat permohonan ditujukan dan dikirim kepada Plt. Direktur DPKIS paling lambat 5 hari sebelum pelaksanaan kegiatan.
3. Direktur mendisposisikan surat permohonan kepada Asdir SI untuk ditindaklanjuti.
4. Asdir SI menginstruksikan SPV PAU untuk memeriksa ketersediaan ruangan dan alat sesuai permintaan.
5. SPV PAU menjadwalkan penggunaan ruangan dan alat sesuai hasil pengecekan.
6. SPV PAU memanggil Penanggung Jawab Kegiatan untuk mengisi dan menandatangani Berita Acara Peminjaman Fasilitas sebelum fasilitas digunakan.
7. Penanggung Jawab Kegiatan melaksanakan kegiatan dengan menggunakan ruangan dan/atau alat sesuai ketentuan yang berlaku.
8. Setelah kegiatan selesai, Penanggung Jawab mengembalikan ruangan dan/atau alat dalam kondisi sama seperti saat dipinjam.
9. Penanggung Jawab Kegiatan menandatangani Berita Acara Pengembalian Fasilitas sebagai bukti pengembalian.
10. SPV PAU mengarsipkan Berita Acara Peminjaman dan Pengembalian sebagai dokumen administrasi.
11. Kegiatan dinyatakan selesai setelah seluruh dokumen dan proses serah terima diselesaikan.